För stort antal medarbetare

Rektorer har arbetsmiljöansvar för alla sina medarbetare, oavsett yrkeskategorier. Där ingår bland annat måltidspersonal, kuratorer, skolsköterskor, specialpedagoger, studie- och yrkesvägledare, elevassistenter och administratörer m fl. Alla är individer med olika personligheter och erfarenheter.

Att leda sina medarbetare är fantastiskt. Samtidigt är det en utmaning att känna sig tillräcklig. Rektorn ska hinna genomföra regelbundna dialoger med sina medarbetare, agera som pedagogiska ledare och sköta administrativa uppgifter. Dessutom ska kvalitativa medarbetar- och lönesamtal hinnas med.

Men det är inte heller önskvärt att ansvara för stort barn/elever och ett fåtal medarbetare! Det skulle bara innebära än mer omfattande merarbete, fast i andra former. Problemet är när skolenheter är på tok för stora. Det leder till att vissa rektorer ansvarar för fler medarbetare än vad som är rimligt i en sund arbetsmiljö.

På en del förskolor och skolor finns biträdande rektorer, som kan avlasta, förbättra förutsättningarna att diskutera, skapa helhetssyn och ta hållbara beslut. Arbetsorganisationen kan på så vis bli effektiv och stabil på både kort och lång sikt. Om du som rektor har möjlighet: anställ en biträdande rektor som kompletterar dina kompetenser och som du kan delegera tydliga uppgifter till.

OBS! Uppgifter som enligt lagstiftning enbart åligger dig som rektor får inte delegeras till biträdande rektorer eller någon annan.

Tips!

• Rektor och biträdande rektor delar vanligtvis in medarbetarna så att de har närmast ansvar för lika många. Detta beror ofta på ett rättvisetänk utifrån organisatoriska omständigheter. Fundera på hur du vill fördela antalet medarbetare för att nå bästa effekt. Medarbetar- och lönesamtal är värdefulla, men tar också tid och begränsar rektorer att utföra andra uppdrag. Rektorn skulle kunna ta alla medarbetarsamtal och delegera övriga uppgifter till biträdande rektorer, men faktum är att rektorer inte får (och inte ska) delegera vissa uppdrag till biträdande rektorer.
• Skapa en arbetsorganisation där tydliga roller och ansvarsområden framgår. För att avlasta dig själv, öka medarbetarnas inflytande och delaktighet. Skapa en ledningsgrupp, ”förlängda armar”, med förstelärare och/eller andra drivna utvecklingsmotorer. OBS! Uttala ledningsgruppens mandat så att ALLA på arbetsplatsen känner till det. Det är viktigt för gruppens legitimitet. Det är ett distribuerat ledarskap som bygger på tillit.
• Har du ingen biträdande rektor så kan det betyda att du har många medarbetar- och lönesamtal. Fördelen är att du i så fall träffar samtliga medarbetare kring deras kärnuppdrag.
  Att vara väl förberedd inför medarbetar- och lönesamtalen är A och O.
• Medverka systematiskt i undervisningen och schemalägg de tillfällen som du vill delta vid. Delta hellre vid flera korta tillfällen än vid ett fåtal långa. Du hinner snappa upp en hel del på 15–20 minuter. Dokumentera iakttagelserna direkt. OBS! informera lärarna om varför och hur du arbetar. Att lärare har förståelse för ditt sätt att arbeta är grunden för trygga och motiverande arbetsmiljöer.
• Rektorn har också ansvar för medarbetare som inte undervisar. Planera och bestäm när du tänker träffa dessa.
• Ibland skojas det om att ”alla samtal är underlag för lönesamtal”. Medarbetare ska givetvis inte alltid känna sig bedömda, men du som rektor har trots allt möjligheter att uppskatta deras arbetsförmågor när du är mer medveten om hur de arbetar. Dokumentera gärna dina iakttagelser och vad dina medarbetare behöver utveckla på sikt.
• Skapa kollegiala sammanhang där du kan formulera syftet med ditt arbetssätt. De flesta har ett behov av att få svar på ”varför”, för att förstå och känna meningsfullhet.
• Ta ställning till om det är nödvändigt att delta fysiskt på planerade möten. Ibland kanske det räcker att läsa gruppens minnesnoteringar och återkoppla i god tid till gruppen. Återkopplingen är ett sätt att vara delaktig i arbetsprocesser!

De här tipsen fungerar för rektorer som ansvarar för färre än 35 medarbetare. Att skapa arbetsorganisationer som borgar för tillsammansarbete är oftast effektivt och stabilt över tid. När medarbetare förstår rektorns prioriteringar samtidigt som de själva får tydliga roller och ansvarsområden minskar arbetsplatsen sårbarhet. Tilliten till varandra ökar också.