råd och tips för styrning

Trots framförhållning kan det inträffa störningar. Medarbetare kan till exempel byta arbetsplats, bli långtidssjukskrivna eller behöva vara tjänstlediga. Dessutom kan det börja eller sluta fler barn/elever än vad som beräknats. Börja processen i tid och ta höjd för olika scenarier under planeringsarbetet. Det kan bli användbart om ni måste förändra planerna.

Tidsplanera och för dialog

Många vill veta vad som kommer att hända inför nytt läsår. Upprätta därför en tidsplan som ger medarbetarna förståelse och insikt kring planen. Förklara att planer kan förändras under processen. Samverkansgruppen och arbetsplatsträffar är självklara forum för att diskutera, lyssna in, problematisera, beskriva, förklara, presentera och besluta om hur förskolan/skolan ska organiseras inför nytt verksamhetsår.

Riskanalys

När du planerar tjänstefördelningen är det lämpligt att göra en riskanalys i samarbete med den fackliga samverkansgruppen för att tillsammans med dina medarbetare identifiera kritiska aspekter, svagheter och styrkor.

Exempel på en kritisk aspekt: En lärare har aviserat att hon tänker ansöka om tjänstledighet för deltidsstudier. Tjänstledigheten kommer att infalla någon gång under höstterminen, men det är fortfarande oklart vilket datum som lärosätet tänker starta utbildningen. Det kanske behövs extra personella resurser i arbetslaget? I så fall måste du vara tydlig med varför arbetslaget får extra resurser. Det är enklare att förklara i tid än att försvara i otid. Med god framförhållning blir medarbetarna delaktiga.

Arbetslagen i förskolan

Förskollärare ansvarar för det pedagogiska innehållet i undervisningen och för att det målinriktade arbetet främjar barnens utveckling och lärande. Förskollärare har därmed ett särskilt ansvar i utbildningen som arbetslaget genomför gemensamt. Skollagen anger inte hur många förskollärare det måste finnas per enhet eller avdelning men de ska ges förutsättningar att ansvara för undervisningen.

Team att samarbeta med i planeringen

Kompetensutvecklingsplanerna hanteras av fackliga samverkansgruppen (om samverkansavtal finns), utvecklingsgruppen samt vid arbetsplatsträffarna. Du som rektor tar beslutet. Fundera över om det även finns andra team som bör vara särskilt involverade i planeringsarbetet. (Läs mer under Team).

Ta reda på önskemål

Erbjud medarbetarna att framföra sina önskemål skriftligen om arbetslag, årskurser/åldrar, ansvarområden/ämnen, sysselsättningsgrader, deltagande i olika team, etc inför nytt verksamhetsår/läsår. Önskemålen är förstås inte skrivna i ”sten”, men det ger medarbetarna möjlighet att påverka sin arbetssituation.

Ge möjlighet till åsikter

• Om det finns en ledningsgrupp kan du diskutera den nya organisationen där.
• Presentera den nya organisationen i ett utkast för samverkansgruppen. De fackliga representanterna får möjlighet att diskutera utkastet i sina arbetslag och eventuella åsikter hanteras vid ett senare möte.
• OBS! Underlaget bör markeras ”Endast för personal!” för att minimera risken att underlagen sprids och blir till sanningar för barn/elever och vårdnadshavare. Efter cirka två veckor träffar du samverkansgruppen igen, lyssnar du in eventuella synpunkter och lösningar. Antingen tar du beslut om den nya organisationen på plats eller så görs ett beslutsunderlag som du skickar till medarbetarna inom kort.
• Målsättningen är att riskbedöma, kvalitetssäkra och bereda vägar till beslut som i möjligaste mån fattas i konsensus. OBS! Det är alltid du som tar de slutgiltiga besluten med främsta fokus på barnens/elevernas bästa.

Extra resurser istället för vikarier

Ibland är det svårt att hitta vikarier. Genom att tillsätta extra resurser ifrån början i arbetslagen finns det beredskap för ansträngda perioder. Var tydlig gentemot samverkansgruppen och arbetslagen om att de extra resurserna är tilldelade för att öka ordinarie lärartäthet och beredskap för temporär personalfrånvaro. Detta betyder att lärarna ska vara beredda att vikariera för varandra. Då slipper du och medarbetarna hitta vikarier och barnen/eleverna får undervisning av ordinarie lärare även under ansträngda perioder. Långtidssjukskrivningar och liknande måste naturligtvis hanteras på annat sätt, vilket du bör planera för i budgetarbetet.

Omfördela vid behov

I samarbete med barn/elevhälsoteamet bör du kartlägga vilka undervisningsgrupper som har barn/elever med störst behov av särskilt stöd. De behöver inte alltid fler personella resurser men rätt kompetenser. Detta kan kräva en omfördelning av kompetenserna. Som pedagogisk ledare måste du därför kontinuerligt och strategiskt använda dina kunskaper och visa mod. Du är ytterst ansvarig och tar beslut utifrån ett helhetsperspektiv.

Ha helhetsperspektiv

Ibland måste man förändra saker vilket kan påverka sådant som fungerar (man tar med ena handen och ger med den andra). Det kan handla om att medarbetare avslutat sin tjänst, förändrade sysselsättningsgrader, nya barn/elever har tillkommit vilket innebär att du måste ta beslut som strider mot både medarbetares och vårdnadshavares viljor. Kom ihåg att du har ”spelögat” och tar beslut utifrån ett helhetsperspektiv.

Informera medarbetarna först

Vårdnadshavare kan vara angelägna om att få veta vilka lärare som deras barn ska undervisas av under det nya verksamhetsåret/läsåret. Självfallet är det bra om du kan ha god framförhållning, men se först till att samtliga medarbetare får kännedom om planeringen. Informera vårdnadshavarna om att det är en planerad organisation och att det kan bli vissa förändringar beroende på yttre faktorer.

Skapa tillit

Som rektor och pedagogisk ledare har du gedigna kunskaper om kärnuppdraget. Utifrån dessa är det avgörande hur du kommunicerar dina tankar och beslut till medarbetarna för att skapa tillit. Då blir det mycket enklare att driva frågor och ta beslut. Dessutom känner medarbetarna samhörighet och motivation. När samtliga (eller åtminstone de flesta) står bakom dina beslut blir det även enklare att informera vårdnadshavarna om barnens lärare. ”Vi-känslan” och den gemensamma förståelsen kännetecknar en stabil och effektiv arbetsorganisation. Vårdnadshavares får då ökad respekt och förståelse för förskolan/skolan som helhet.